1．はじめに

　「エントリー期間後の変更について」では、通常エントリー期間後（1月1日(日)〜）の、 エントリー変更・オフィシャル変更・欠場届について説明します。いずれも、メールで提出することにより行われます。 通常エントリーについては「申込の手引き」を参照してください。

 

2．メールでの提出について

　下記申込先メールアドレスにメールで提出してください。 メール提出の際のメールのタイトル（題名）・本文の内容は各項目の書式を参照してください。 なお、各種届け出を同時に複数行う場合は、それぞれ別々にメールを作成し送信してください。

 

3．エントリー変更

　本大会では、通常エントリー締切後のエントリー変更を認めています。ただし対象となるのはミドル・リレー共に選手権の部のみとなります。ここではエントリー変更の方法について書きます。

 

　エントリー変更は、ミドル【選手権】に新たに参加もしくは一般クラスへの変更、リレーチーム構成を変更したい場合に行います。 書式にしたがってメール本文に必要事項を記入してください。

·         日付が最も新しいものを正式なデータとするので、提出日は忘れずに記入してください。

·         リレー【選手権】の出場について出場・欠場の変更を記入してください。

·         リレー【一般】のチーム数について、前回のエントリー時に申告した数 （通常エントリー時の数）と、 今回のエントリーによる変更後の数を、ともに記入してください。 なお、前回のエントリー時に申告した数はエントリーサイトでログインすることにより確認できます。

·         変更後のリレー参加人数を男女別に記入し、合計数も記入してください。

·         申込代表者名、住所電話番号及び連絡先を記入してください。

 

　全て記入しましたら、「2．メールでの提出について」にしたがって送付してください。 申込締切は2月4日(土)（必着）です。 なお、エントリー変更は要項3（プログラム）に記載されないことがあります。

　メールが受理されたかどうかはエントリーサイトで確認できます。ログインし確認してください。

 

4．チームオフィシャル変更

　本大会では、チームオフィシャルの変更を大会当日まで認めています。12月31日(土)までは当サイトで変更を行います。 1月1日(日)以降はメールで提出することにより行います。

 

　書式にしたがってメール本文に必要事項を記入してください。

·         メールの上部に日付、学校名、学校コードを記入してください。 日付が最も新しいものを正式なデータとするので、提出日は忘れずに記入してください。

·         変更前と変更後のチームオフィシャルの氏名・ふりがな・性別を記入してください。

·         申込代表者欄に、氏名住所等を記入してください。

　全て記入しましたら、「2．メールでの提出について」にしたがって提出してください。 ただし、3月15日(水)以降は、メールでの提出は受け付けません。 これ以降の変更については、開会式当日に大会受付で受け付けます。

　メールが受理されたかどうかはエントリーサイトで確認できます。ログインし「チームオフィシャル登録」を確認してください。

 

5．欠場

　通常エントリー締切時点もしくはそれ以降の期間で大会参加を登録している者がそれを取り消す場合、 いかなる場合においても実行委員会に欠場届を提出しなければなりません。 ここでは、欠場についての届出書式について説明します。

 

■　3月14日(火)までの大会参加キャンセル

　何らかの事情により申込をキャンセルする場合は、まず欠場届を作成します。 チームオフィシャルの場合も同様です。 参加キャンセルの受付は通常エントリー締め切り後から始めます。 キャンセル料については実行委員会が欠場届を受理した日付を適用します。 必ずしもメール送信日を適用できるとは限りませんので余裕をもって提出してください。

·         欠場届上部に提出日の日付・学校コード・学校名を記入してください。

·         欠場する者の氏名・ふりがなを記入してください。

·         競技・宿泊を取り消す日を記入してください。なお、出走する前日の宿泊はキャンセルできません。

·         ミドル【選手権】出場予定だった場合は、地区学連の担当者に連絡し代表選手を辞退する旨を必ず連絡してください。 （地区学連の担当者は、選手変更の締め切り前であればこの連絡に基づき代表選手の変更をする事が出来ます。）

·         エントリー変更期間中に欠場届を提出する場合、欠場届提出後の参加人数でのリレーチーム数を記入してください。

·         申込代表者欄に、申込代表者(エントリーサイトで入力した者)の氏名住所等を記入してください。

　全て記入しましたら、「2．メールでの提出について」にしたがって送付してください。

　メールが受理されたかどうかはエントリーサイトで確認できます。ログインし確認してください。

 

■　キャンセル料について

　参加費用は以下の種類に分けられます。（詳しくは、「申込の手引き」を参照してください。）

·         ＜参加費＞

·         ＜宿泊費等＞

　大会参加を取りやめる場合、＜宿泊費等＞について、キャンセル料を差し引いた差額を返還します。 ＜参加費＞はいかなる理由においてもその返還に応じません。

　大会参加を取りやめる場合は、いったん全ての参加費用を納付していただき、 ＜宿泊費等＞についてキャンセル料を差し引いた差額を大会終了後に返還することになります。 期間によっては返還がない場合もあります。 キャンセル料について知りたい場合は、件名に【宿泊】【加盟校名】を入れて末尾の連絡先まで電子メールにて問い合わせてください。

 

■　3月15日(水)以降の大会参加キャンセル

　3月15日(水)以降は、メールでのキャンセルを受け付けません。 これ以降のキャンセルについては、開会式当日に大会受付で受け付けます。

　リレー競技について、ミドル終了後のリレーオーダー表提出後は一切のメンバー変更・走順変更はできません。 ただし、やむを得ない理由であると裁定委員が認めた場合、【選手権】に限り、当初届出の選手を欠場させ、代わりの選手を補充し出場させることができます。 これにより欠員の生じた【一般】のチームは、個人競技出場者からのみ欠員補充ができます。 欠員補充ができない場合、そのチームのメンバーは個人競技に出場することになります。

 

■　キャンセルの取り消し

　キャンセルの取り消しは3月9日(木)まで受け付けます。 キャンセルの取り消しを求める場合は至急エントリー担当（伊藤）までご連絡ください。 ただし、部屋が定員以上になる可能性がありますので、ご注意ください。

 

6．本大会に質問があるときは

　本大会について疑問などがある場合は以下に問い合わせてください。なお、件名に【質問担当者名】【加盟校名】を入れて、できるだけ電子メールで問い合わせください。